電話応対の機会が少ない会社であれば、そこまで気にすることがないものの、自社内にコールセンターやテレアポ部門を置いている場合は固定電話代が高くなってしまいます。また、コールセンター専門の社員がいなかったとしても、事務員が頻繁に電話対応しているケースはよくあります。
こうした会社の場合、高額になりやすい通信費（固定電話代）やコールセンター人件費の削減を考えなければいけません。必要な経費なら問題ありませんが、多くの会社で過剰な支出になっているため、固定費削減を積極的に実施するのです。
そうしたとき、コールセンターやテレアポでの経費削減をする方法としては何があるのでしょうか。固定電話代や人件費について、それぞれの見直しが必要です。
特に固定電話代が高額になっている法人であれば、どのようにすればコスト削減できるのか事例を理解しましょう。そこから、高額な固定費削減の方法が分かるようになります。
もくじ
法人電話代の単価を見直すのが先決
法人の電話代をコスト削減するためには、最初に行わなければいけないのが契約している電話会社の見直しです。いまの金額が本当に適切なのかどうか、検討しなければいけません。
例えば固定電話の場合、主に以下の2パターンに分かれます。
- NTT一般電話
- 光電話（またはIP電話）
このうちNTTに加入する一般電話と契約している場合、光電話（またはIP電話）に切り替えるだけで毎月の固定電話代が安くなります。設置費用は不要であり、例えばIP電話であれば毎月の基本料金（電話を利用しなくてもかかるお金）がゼロになります。
またNTT一般電話に比べて、電話代は圧倒的に安くなります。つまりメリットばかりであり、デメリットがありません。
いまの時代、すべての法人オフィスでインターネット回線が存在します。そのためNTT一般電話を光電話などに変更するだけで、大幅な経費削減が可能になります。
社内同士の通話代を無料にできる事例
そうしたとき、どのような光電話（IP電話）であれば最適なのでしょうか。これについては、あなたの会社の状況によって異なります。
電話代だけで契約する電話会社を比較してもいいですが、それだと微妙なケースはよくあります。そこで、あなたの会社でどのように電話を使っているのか確認するようにしましょう。例えば、以下のように分類できます。
- 社外との電話がメイン
- 社内とも電話を頻繁に行う
- 携帯を含めて社内電話が多い
コールセンターやテレアポで社外との電話がメインの場合、単純に最も電話代の安い光電話と契約しましょう。これが電話代を最も低くする方法です。
ただ、社外だけでなく社内とも電話を頻繁に行うのであればIP電話が最適です。IP電話は光電話の親戚ですが、電話番号が050になるため、電話番号が変わってしまいます。またIP電話ではFAXを利用できません。ただ、同じIP電話同士であれば電話代が無料です。
そのため社内電話が多い場合、IP電話を導入することで社内電話代が無料になります。基本料金がなく、社内通話は無料なので、高額な通信量を削減できます。
・さまざまな電話プランが存在する
なおこれらコールセンターやテレアポの部署がある場合、社員に法人携帯を与えて営業しているケースもよくあります。その場合、電話会社によっては「社内同士の固定電話・携帯電話の代金を無料」にしていることがあります。
もちろん基本料金は上がるため、費用対効果にはなりますが、社内との通話料金が大きい場合は非常に効果的です。このように、電話代の削減とはいってもあなたの会社の状況によって契約するべき電話会社やプランが異なります。
これら電話時間を減らすための対策は、コールセンターやテレアポの経費削減で必須です。利用する会社の状況よって最適な電話会社やプランは異なるので一概にはいえません。ただ、少なくともNTT一般電話をいま利用している場合、契約する電話会社の見直しによってほぼ確実に通信料金が安くなります。
電話時間を減らす対策は経費削減で重要
その次に考えるべき法人の固定電話代を減らす対策としては、電話時間を減らすことがあげられます。テレアポでは関係ないですが、コールセンターの場合は顧客から電話がかかってきます。このときの電話時間を減らすことができれば、その分だけ社員は他の仕事に時間を割けるようになります。
また、かかってくる電話時間が減れば、コールセンターで必要な人員を少なくしたとしても問題なく対応できるようになります。残業時間を減らすことにもつながります。
これら電話時間を減らすためには、自動音声システムを利用するのが一般的に優れているといわれています。顧客が法人の場合は無理ですが、メインのお客さんが一般人の場合、自動音声システムによって電話時間の短縮が可能です。
自動音声で対応先を選ばせる
ただ絶対に導入するべきでないのは、AIシステムによる自動解決です。顧客満足度が大幅に下がるからです。あなたも、「特殊な事例が発生したので電話して解決しようと考えたものの、自動AIシステムによる対応ばかりで人につながらず、まったく問題を解決できなかった」などの経験があるのではないでしょうか。
こうした顧客満足度を低下させる仕組みを取り入れると、あなたの商品・サービスの解約が相次ぐことで売り上げが激減していきます。確かに電話対応の減少によってコスト削減が可能になりますが、それ以上に売り上げが減ることで利益が減少します。
そうではなく、自動音声システムを取り入れるにしても、対応先を選ばせる程度に留めましょう。「新規契約をしたい」「サービス利用中のトラブル」「解約をしたい」「その他」など、どのような質問をしたいのか最初に選ばせるのは有効です。
この方法であれば、それぞれ専門の人が対応するので時間短縮につながります。また顧客としても、数秒ほど自動音声の時間を取られるだけなので、そこまでストレスではありません。
Web上にすべての回答を載せるべき
なお、コールセンターを有している法人であれば、必ず公式サイトをもっているはずです。そこで、Web上にすべての回答を掲載するようにしましょう。
お客さんが疑問を解決したいとき、電話によって聞く人がいれば、Web上で調べる人もいます。ただ自分で調べたとしても、満足する答えが見つからない場合、多くの人が電話をして回答を求めるようになります。
ただWeb上で答えが見つかれば、お客さんは電話してくることはありません。つまり、その分だけ無駄な労力を減らすことができます。
注意点として、Q＆Aを載せるにしても、ほとんどの会社は一部しか掲載していません。ただ、それではダメです。それまで過去にお客さんから質問を受けた、すべての回答（個人情報に関わらない部分）についてネット上に載せるべきです。
お客さんがあなたの会社に電話をしなければいけないほど困っているのは、非常に細かい特殊なケースがほとんどです。そこで、あらゆる疑問＆回答集をWeb上に載せましょう。そうすれば、何人ものお客さんについて、電話をしなくても勝手に問題を解決してくれるようになります。
こうして、コールセンターにかかってくる電話の数をかなり減らせるようになります。Q＆Aを本気で整理している会社はほぼありません。最初は大変ですが、一度でも回答集を整理してWeb上に公表すれば、圧倒的なコスト削減になります。
外注化は最も効果的な経費削減の一つ
なお、これらコールセンターやテレアポのコスト削減法はあるものの、最も効果的な固定費削減方法の一つとして外注化があります。
コールセンターの代行会社をBPO企業といいます。例えば欧米の会社では、自社でコールセンターを設置している会社はほぼ存在しません。これらの会社はフィリピンのBPO企業にすべてを外注化しており、24時間体制にて格安でコールセンター業務を代行してもらっています。
日本では欧米と違って代行文化は浸透していませんが、同じようにコールセンターやテレアポを代行してもらうことで、大幅な経費削減が可能です。例えば、以下はコールセンターやテレアポを含めて広く手掛けている秘書代行会社の料金表の一部です。
9:00～19:00まで月300コールを受けても、月10万円のみとなります。そのため、社員を雇うよりも圧倒的に安上がりです。
給料や税金など、あらゆるコスト削減が可能
月20日の出勤が普通なので、月300コールは1日15コールの計算です。仮に1日30コールを受けるとして、月20万円の料金になったとしても安いです。
社員を一人雇うためには、コールセンターであったとしても月20万円以上の支払いは普通です。また会社経費や電話代を使うため、実際には給料の倍以上の経費がかかります。さらには社会保険料や消費税の上乗せがあるため、一人の社員を雇うと人件費が安いコールセンター要員であっても年800万円以上のコストとなります。
そこでアウトソーシングすれば、これら給料という固定費を削減し、外注費という変動費に変えることができます。
このように安い費用で利用できる理由としては、安い人件費を利用できることが挙げられます。つまり欧米企業がフィリピンの格安BPO会社を利用しているのと理由は同じです。例えばフィリピンやマレーシア、カンボジアなどのアジアではBPO会社がたくさんあり、その中には日本人を安く雇っているケースがよくあります。
日本人であったとしても、現地採用では現地基準の給料になります。例えば、カンボジアでは日本人を月8～10万円ほどで雇えます。日本で雇用するよりも圧倒的に人件費が低く、さらには現地の税金を含めてすべてが安いため、こうした低料金が可能になります。
外注化すれば、電話会社の切り替えや料金プランを考えるまでもなく、圧倒的な固定費削減を実現できます。つまり人件費の支払いは不要であり、福利厚生を整える必要もなく、教育コストもありません。賃貸オフィスの規模も縮小できます。
完全に固定電話代をゼロにすることは無理であったとしても、コールセンターやテレアポに必要なコストは、外注化によって人件費を含めてカット可能です。アウトソーシングをするだけで、非常に高額な経費削減が可能になります。
コールセンターやテレアポの経費削減法
電話を多く利用する会社の場合、コールセンターやテレアポの費用を何とかして削減できないかと考える経営者が多いです。固定電話代が非常に高額になるからです。このとき、契約会社がNTTなのであれば、契約会社を変えるだけで大幅なコスト削減が可能になります。
また光電話やIP電話の通信費が安いとはいっても、単に通話料（通話料金）の安い会社と契約すればいいとは限りません。社内電話を無料にできるなど、オプションが各社によって違います。これについては一概にはいえないため、あなたの会社にとって最適なプランを調べましょう。
さらに自動音声システムを利用したり、積極的な外注化を推進したりすれば、圧倒的な固定費削減が可能になります。
コールセンターやテレアポについては、簡単に大幅な経費削減が可能な項目の一つです。これら経費削減の対策をすべて実施することで、売上を維持しながら年間の経費額を下げられるように仕組みを変えましょう。
法人コスト削減法の中でも、損害保険（自動車保険、賠責・工事保険、取引信用保険、火災保険）の削減を考えるのは重要です。そこで、専門業者を利用することで損害保険の一括見積をしましょう。
新規加入は当然として、既に法人用の損害保険に加入している場合であっても、こうした見積もりによって大幅に損害保険の金額を下落できます。
もちろん、法人によって加入している保険や必要な保険は異なります。そこで必要な損害保険の値下げを考えましょう。損害保険は内容を同じにしつつ、さらなる値下げが可能であるため、いますぐ大幅なコスト削減が可能です。
【自動車保険】
車を法人所有している場合、法人自動車保険の契約・乗り換えをしましょう。自動車保険は高額であるため、コスト削減の威力は大きいです。
【火災保険】
店舗経営者やオフィスを利用している法人であれば、ほとんどの人で火災保険に加入しています。そこで一括見積をすれば、一瞬で保険料の減額が可能です。
【賠償責任保険・工事保険・労災上乗せ保険】
賠償責任保険や工事保険、労災上乗せ保険など、損害賠償に備えるための保険は多くの会社で必須です。ただ賠償額が大きいと保険金額も高くなります。そこで、これら賠償責任保険や工事保険、労災上乗せ保険の見直しをして無駄な経費を抑えましょう。
【貨物保険】
貨物自動車の運送事業者について、お客さんから預かった荷物が輸送中に破損してしまうリスクがあります。そこで、物流に関わる事業をしている会社にとって貨物保険は必須です。
【取引信用保険】
法人経営でよくあるリスクが取引先の倒産や一定期間の支払遅延などの債務不履行です。これによって連鎖倒産してしまいますが、取引信用保険を利用すれば貸倒損失リスクを軽減できます。特に売掛金が多い場合、取引信用保険を活用しましょう。
