会社がコスト削減を考えなければいけないのは当然ですが、非常に効果が高く、いますぐ実施できるものにWeb会議の導入があります。通常の会議や商談を対面で行うのではなく、オンラインミーティングに変更するのです。
テレビ会議の導入によって、社員の交通費や出張費が大幅に削減されます。それだけでなく、移動時間もなくなるので会社の生産性が向上します。
それでいて、オンラインミーティングの導入コストは格安です。そのため、デメリットがほぼ存在しない方法だといえます。
それでは、どのように考えてWeb会議を利用すればいいのでしょうか。また具体的に、どれくらいの経費削減が可能なのでしょうか。これらを詳しく解説していきます。
もくじ
複数支店で会議するのはビジネスで普通
一つの支店だけでビジネスをしている場合、対面で会議をするのは一般的です。ただ複数支店を有する会社の場合、対面で会議をする際は社員を一か所に呼び寄せなければいけません。
その場合、非常にコストがかかります。会議室を予約しなければいけませんし、特定の時間にすべての人が集まっていなければいけません。もちろん移動費がかかりますし、会議に出席する人数が多くなるほど経費が高額になります。
ただ、これらの費用は大幅に削減することができます。会議を開催する必要があったとしても、必ずしも対面で行う必要はないのです。もちろん社内ミーティングに限らず、社外での商談であってもWeb会議は有効です。
社員を出張させると交通費の無駄と時間の浪費が多くなる
まず、他の支店にいる社員を呼び寄せて出張させる場合、どれくらいのコストがかかるのでしょうか。仮に県外にいる人を呼び寄せ、電車代が往復で3,000円となる場合を考えてみましょう。
6人を会議に呼ぶ場合、発生する交通費は以下のようになります。
- 3,000円 × 6人 ＝ 18,000円
もちろん、県内に支店があったとしても往復の交通費はかかります。また、これが東京－大阪（往復：約28,000円）のように新幹線を利用する場合、さらに交通費は膨れ上がります。
・Web会議は時間の浪費がなく、生産性が向上する
また重要なのは交通費だけではありません。対面会議では、時間を浪費することによるデメリットが大きいです。
オンラインミーティングであれば、どこにいたとしてもテレビ会議を実施することができます。パソコンやタブレットさえあれば、Web会議が可能になります。それらの機器がない場合、個人がもつ携帯を利用してテレビ会議をしても問題ありません。
そのため移動時間がなくなり、その分を他の仕事の時間に充てることができます。実際のところ、会議のために別の場所に移動するとなると、それだけで半日や一日がすべて潰れてしまうのが普通です。Web会議では、この状況をなくすことができます。
出社日数は通常だと月20日です。社員の月給が30万円の場合、会議のために出張するとなると、移動によって1日潰れるときのコストは一人あたり以下になります。
- 30万円 ÷ 20日 ＝ 15,000円（1日のコスト）
6人分であれば、合計9万円になります。交通費のみ計算する経営者は多いですが、従業員の生産性コストも考慮すると非常に高額な費用が発生していると分かります。
・Web会議では配布資料がなく、電子媒体だけで問題ない
また実際のところ、対面会議をするとなると他にも無駄な時間を取られるようになります。主催者は紙の資料を用意するのが一般的だからです。参加者全員分の資料を用意する必要があり、そうなると印刷費用もかさむようになります。
一方でオンライン会議であれば、作成した資料を電子媒体として送るだけです。会議資料など書類の準備や会議室の予約の削減を含め、行うべき作業が非常に少なくなるため、あらゆるコスト削減が実現できます。
テレビ会議を導入すれば大幅なコスト削減になる
オンラインミーティングの場合、前述のように移動費は発生しません。そのため社員が県外どころか、海外にいたとしても問題なくオンライン会議に参加することができます。高額な移動費をゼロにできるのがWeb会議です。
それだけでなく、社員の生産性も向上します。2時間の会議をするために社員を呼び寄せる場合、前述の通りそれだけで1日が潰れるのは普通です。一方でテレビ会議であれば、2時間を拘束するだけであり、会議が終われば通常業務にすぐに戻ることができます。
・対面でないと不可能な研修以外はオンラインミーティングで十分
このように考えると、対面会議よりもWeb会議のほうが圧倒的にさまざまなコストを削減することができ、社員の生産性も向上することが分かります。
実際のところ、対面でなければいけない会議は少ないです。対面でなければ不可能な種類の研修以外、わざわざ社員を出張させて高額なコストをかける意味はありません。
同一支店や社外とのオンラインミーティングでも有効
また、オンラインミーティングは一つの支店のみ有する会社であったり、社外の人と商談したりする場合でも有効です。必ずしも、複数支店をもつ会社だけテレビ会議が有効なわけではありません。
例えば営業の社員がいる場合、対面会議では営業社員は会議に参加するためだけに時間を空けておき、支店まで足を運ばなければいけません。本来であれば、客先で有益な商談を行えたかもしれないにも関わらず、時間を拘束されてしまうのです。
一方でWeb会議であれば、支店にいなくても出先でオンラインミーティングに参加することができます。場所に縛られることがないため、仕事の効率は上がります。
また、社外の人とミーティングや商談をする場面であっても、Web会議は有効です。社外会議では、必ずどちらか一方が出向かなければいけません。ただオンライン会議にすれば、交通費や移動時間が双方ともゼロになります。
もちろん社外との商談では、すべてをWeb会議に移行することはできません。対面でなければ不可能なケースもあります。例えば、私の会社では自社商品を開発して販売しているのですが、商品開発をするときは製品開発会社に出向いて以下のように実物を見ながら打ち合わせをしました。
こうした省けない対面会議や商談はあるものの、オンラインで完結しても何の問題ないケースは多いです。そうした商談については、テレビ会議に変更すれば双方にとってメリットが大きいです。
ZOOMなど、Web会議システムは既に存在する
それでは、実際にテレビ会議を導入するとなると、システム導入費用はどのようになるのでしょうか。当然ながら、ゼロからWeb会議システムを開発するとなると、膨大な費用がかかります。ただ、テレビ会議のシステムは既に世の中に存在しており、広く多くの人に利用されています。
有名なWeb会議システムとしては、例えば以下が知られています。
- ZOOM
- Google Meet
世界で最も利用されており、非常に有名なのがZOOMです。これらは既にシステムとして開発されているため、オンライン会議を実施するためのシステム開発費用はゼロです。既存の仕組みを利用するだけなので、Webミーティングを開始するときは非常に手軽に行えます。
しかも前述の通り、パソコンやタブレット端末がなかったとしても、携帯電話から参加することができます。新たにオンラインミーティングを行うための機器を購入する必要すらありません。
ちなみに私の場合、社外の人との打ち合わせを含めて、可能な限りZOOMでの打ち合わせにしています。例えば、以下は社外の人と一対一でオンラインミーティングをしている様子です。
対面で社外の人と打ち合わせするとなると、どうしても交通費がかかります。またカフェでの打ち合わせなら、カフェ代が発生します。
これらが毎日積み重なると、発生する無駄なコストは非常に高額になります。そこで、ほぼすべての会議や商談をオンラインに移行した結果、大幅な経費削減につながり、仕事の効率も上がりました。
オンラインミーティングの費用は格安
なおこれらテレビ会議の仕組みを利用するとき、一対一の場合はすべて無料です。システム導入費用が無料なだけでなく、継続的な利用も無料です。
ただ、3人以上が同時に参加する場合だと月額料金を支払わなければいけないケースが多いです。例えばZOOMの場合、以下のようになっています。
100人まで参加できる内容であれば、年間149.9ドル（年間で約15,000円）にて利用できます。月だと約1,250円なので、これだけの低価格にてオンライン会議の仕組みを利用できます。
前述の通り、複数人の社員に対して会議のためだけに出張させるとなると、1日が潰れるときのコストまで含めたとき、1回の会議開催コストが10万円以上になるのは普通です。交通費が高くなれば、さらに負担は大きくなります。
一方で既に存在するWeb会議の仕組みを利用し、月に1,250円ほどの費用を支払うだけで、これら無駄なコストがすべてなくなります。経費削減によってお金を節約するという意味では、テレビ会議は非常に優れているといえます。
オンライン会議を利用するだけで利益が上がる
非常に簡単な方法の選択によって、すぐに利益が上昇するケースはいくつもあります。その一つがオンライン会議です。対面会議を実施する場合、以下のコストが発生します。
- 無駄な交通費
- 移動時間を含め、仕事の生産性が落ちる
- 会議室の予約や紙の印刷物などの作業が必要
これらの費用の発生を考慮すると、一回の対面会議は大きなコストの塊だといえます。また実際のところ、社内会議や社外会議を含めて、対面で会議をやる意味がないケースは多いです。事実、いまの私はほぼすべてオンラインミーティングを利用していますが、まったく困っていません。
どうしても省くことができない対面会議や商談はあるものの、それ以外は積極的にWebミーティングに移行させましょう。テレビ会議を推し進めるだけで大幅な経費削減になり、お金を節約できるため、利益額がすぐに上昇するようになります。
法人コスト削減法の中でも、損害保険（自動車保険、賠責・工事保険、取引信用保険、火災保険）の削減を考えるのは重要です。そこで、専門業者を利用することで損害保険の一括見積をしましょう。
新規加入は当然として、既に法人用の損害保険に加入している場合であっても、こうした見積もりによって大幅に損害保険の金額を下落できます。
もちろん、法人によって加入している保険や必要な保険は異なります。そこで必要な損害保険の値下げを考えましょう。損害保険は内容を同じにしつつ、さらなる値下げが可能であるため、いますぐ大幅なコスト削減が可能です。
【自動車保険】
車を法人所有している場合、法人自動車保険の契約・乗り換えをしましょう。自動車保険は高額であるため、コスト削減の威力は大きいです。
【火災保険】
店舗経営者やオフィスを利用している法人であれば、ほとんどの人で火災保険に加入しています。そこで一括見積をすれば、一瞬で保険料の減額が可能です。
【賠償責任保険・工事保険・労災上乗せ保険】
賠償責任保険や工事保険、労災上乗せ保険など、損害賠償に備えるための保険は多くの会社で必須です。ただ賠償額が大きいと保険金額も高くなります。そこで、これら賠償責任保険や工事保険、労災上乗せ保険の見直しをして無駄な経費を抑えましょう。
【貨物保険】
貨物自動車の運送事業者について、お客さんから預かった荷物が輸送中に破損してしまうリスクがあります。そこで、物流に関わる事業をしている会社にとって貨物保険は必須です。
【取引信用保険】
法人経営でよくあるリスクが取引先の倒産や一定期間の支払遅延などの債務不履行です。これによって連鎖倒産してしまいますが、取引信用保険を利用すれば貸倒損失リスクを軽減できます。特に売掛金が多い場合、取引信用保険を活用しましょう。
