個人事業主や法人経営者だと全員が経費計上に領収書（領収証）を利用します。必要な支払いについて損金計上をすることになりますが、このときは領収書を利用するのが一般的なのです。
ただ、場合によっては領収書をもらえないケースがあります。または、領収書をなくしたということもあります。そうしたとき、レシートなどその他の方法によって経費にすることができないか考えることが多いです。
これについては、結論からいうと必ずしも領収書でなければいけないわけではありません。レシートを利用しても問題ないです。もちろん、その他の書類でも損金計上できます。
ただ、当然ながら正しいやり方が存在します。そこで、「経費計上時に、領収書以外の方法で会計処理をするときの考え方」について、解説していきます。
もくじ
お金を支払った証拠を残せれば問題ない
どのようなとき、ビジネスに関わる出費を経費に計上することができるのでしょうか。これについては、お金を支払ったという証拠を残すことができれば確実に経費にできます。
こうした経費化のとき、証拠として広く活用されているのが領収書というわけです。領収書には、以下のような項目が記載されています。
- お金を支払った日にち
- 支払金額
- 相手先の名前
- 住所や電話番号などの連絡先
これらが分かれば、問題なく損金計上できるようになっています。確実にお金を支払ったという証拠になるからです。また領収書の場合、経費化に必要な要件をすべて満たしています。
同じように考えると、レシートについても支払日や金額、相手先、連絡方法などあらゆる項目が記載されています。しかも、「どのような商品にいくら支払ったのか」に関する明細まであります。そのため、本来であれば領収書よりもレシートのほうが丁寧だといえます。
そのため、レシートであっても当然ながら経費になります。
可能な限り公私混同して節税する
ただ、先ほどのレシートだと単に日々の食材を購入していることが簡単に判明してしまいます。私物の購入は経費にできず、ビジネス目的での支出でなければ損金計上できないため、先ほどのレシートを経費にすると確実に税務調査で否認されます。
細かい明細のない領収書であれば、たとえ中身が食材費であったとしても「事務所の文房具を購入した」ということができるものの、そうしたことがレシートではできません。レシートであっても問題なく経費化できるものの、本当の意味で「ビジネスで必要な商品を購入したとき」のみレシートでの経費化が可能になります。
こうした事情があるため、基本的には領収書のほうが適切だといえます。
実際にはプライベート費用であるものの、公私混同によって経費計上することで節税するのが個人事業主・フリーランスや法人での節税の基本です。レシートだと細かい明細があるので公私混同できないものの、領収書であれば可能です。そこで、可能な限りレシートではなく領収書を活用するといいです。
なお、中にはレシートと領収書がくっついているケースもあります。この場合、ハサミなどで切ることで領収書だけを切り離し、明細が分からないようにしたうえで経費化するのは基本です。明細が分かってあまり良いことはないため、そういう意味でほとんどの個人事業主・フリーランスや法人経営者が、レシートではなく領収書を活用しているのです。
クレジットカードの支払いやメール控えでも損金計上可能
なお、支払いを証明できる書類であれば領収書やレシートであっても問題ないことを学びました。そのため、当然ながらその他の書類でも損金計上できます。例えば、請求書は経費にできることで有名です。ただ、他にも領収書の代わりになるものが存在するのです。
例えばクレジットカードを利用して支払いをした場合、以下のようなクレジットカード売上票をもらうことができます。
こうしたクレジットカード売上票についても、支払先や日付、金額などが載っています。そのため、領収書をなくしたとしても経費にできます。
当然、支払いの証拠にするものが書類である必要はありません。例えばネット決済をした場合、領収書が送られないことが多いです。ただ、代わりとして決済完了メールが送られてきます。このときのメールを保管しておけば、問題なく経費にできます。例えば、以下のようなメールです。
会計処理をするとき、領収書でなければいけないというルールは存在しません。「確かに、支払いをした」という証拠さえあれば問題ないです。
領収書やレシートをなくしてもメモ書きで経費で落とす
ただ、場合によっては領収書どころか、レシートすら手元にないこともあります。実際、世の中には支払いった証拠が残らないケースはよくあります。
例えば電車や新幹線に乗車したときだと、切符は改札口に吸い込まれて戻ってきません。もちろん電子マネー（ICカード）による支払いが主流ではありますが、切符だとお金を払ったのに証拠が残らないのです。
同じことはコインパーキングでもいえます。領収書が出るならいいですが、出てこないこともあります。また、単純に領収書やレシートを紛失することもあります。
こうしたときについても、問題なく経費にして問題ありません。必ずしも「ペーパー（紙）としての証拠」がなければいけないわけではないのです。私についても、領収書類をもらえないときは以下のようなエクセル表に明細を記入して損金計上しています。
そのため支払明細をもらえなかったり、なくしたりしたとしても問題ありません。
ただ、領収書類なしでも大丈夫とはいっても、そうした経費が連発すると怪しまれます。お金を支払ったことが分かる書類を保管しておくことで、確実に支払ったといえるからです。
実際には支払っていないにも関わらず、偽装して経費の水増しをすることは脱税です。脱税はかなり厳罰に処せられますが、脱税を疑われないように領収書やレシートをもらえる場面では必ず取っておき、保管するようにしましょう。
もちろん、海外など領収書をもらえないケースなどは仕方ないものの、それ以外では可能な限り支払いの証拠を保管しておくのです。
あらゆる証拠を残しておく
このように考えると「海外で利用したクレジットカード売上票」「レシートの写真」など、あらゆるものが証拠になることが分かります。特に書類である必要もなく、メールで問題ありません。
ちなみに、書類がかさばる場合は写真での保管でも大丈夫です。経費で落とすことを考えるとき、あらゆる媒体で代用できると考えましょう。
特にアプリ管理は効果的です。書類を取っておくのは非常に面倒なため、その場で撮影してアプリ上で領収書やレシート類を管理しておくのです。これだけで問題ないですし、経費処理の簡素化にもつながって経費削減できます。
・誰が購入したのかは不明でも問題ない
なお、お金を支払った人（誰が購入したのか）については、特に記載されている必要はありません。もらう領収書について、「宛名が空欄」「上様と記載されている」などではダメという人もいますが、当然ながらそのようなことはありません。
理由は単純であり、「レシートやクレジットカード売上票など、お金の支払者が記されていない書類であっても証拠として経費精算しても問題ない」と明確に認められているからです。
もちろん、だからといって「他人から領収書をもらう」などいろんな場所から領収書やレシートをかき集め、架空経費を計上する行為はやめましょう。これは脱税であり、その店に問い合わせをすることで意外と簡単に脱税が判明するからです。
・不備の領収書は使えない
ただ、反対に領収書に不備があるケースがあります。手書きの領収書ではわりとよく発生しますが、店名や連絡先などの情報が記されていないことがあるのです。
こうした領収書だと不備によって経費化できません。相手と連絡を取れる必要があるため、相手の名前や住所・電話番号などが記されている必要があります。
個人事業主や法人経営者は書類の取り扱いを理解するべき
経費を自由に使える人としては、自らビジネスを動かせる自営業者や法人経営者が該当します。こうした人が経費を利用するとき、領収書以外の書類も積極的に活用しましょう。このときはレシートでもいいし、クレジットカード売上票でも問題ありません。ネット決済なら送られてきたメールでも、プリントして代用できます。
さらには、お金を支払った証拠を残せない場合はメモをしましょう。連発はできませんが、メモを残すだけでも問題なく損金化できます。
なお、レシートなどでも経費にできるのは間違いないですが、公私混同が節税の大原則です。そのため、具体的に何に対して支払ったのか記されていない領収書やクレジットカード売上票などを経費化の証拠として利用するといいです。
こうしたことを理解したうえで個人事業主・フリーランスや法人経営者は正しく損金を活用するようにしましょう。領収書に限らずあらゆるアイテムが支払いの証拠になるため、領収書をもらえない場面であっても他の方法で代用するといいです。
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