出張などでレンタカーを借りることはよくあります。自家用車や社用車で遠方まで出向くのは現実的ではないため、出張先でレンタカーを借りるようにするのです。
または、出張ではなく事務所の引越しをするときにレンタカーを借りるかもしれません。いずれにしても、個人事業主や法人経営者がレンタカーを活用するのは普通です。
そうしたとき、これらレンタカー代を損金計上することはできるのでしょうか。また、レンタカー代を経費化するとき、勘定科目などはどのように仕訳をすればいいのでしょうか。レンタカーの場合、ガソリン代や保険代などその他の項目出てくるので正しく会計処理しなければいけません。
ここでは出張などによってレンタカーを借りたとき、どのように経費化すればいいのかについて解説していきます。
もくじ
レンタカーの賃借料は経費にできる
ビジネスをするとき、どうしても必要な支払いが出てくるようになります。そうしたお金について、ビジネスで必要な場合はすべて経費にすることができます。
例えば出張をするとき、出張先でレンタカーを借りなければ得意先を回ることができません。場合によっては取材をするかもしれませんし、接待のためにレンタカーを借りるかもしれません。いずれにしても、レンタカーがなければ仕事になりません。
そのため、出張先でレンタカーの賃借料を支払った場合、当然ながら全額が経費になります。たとえ実際は家族旅行であっても、旅行中に少しでも仕事に関わることをして「ビジネスをした証拠」を残せば損金計上が可能になるのです。
私についても、会社経営をしているので出張や旅行のときにレンタカーに乗ることがあります。そのとき、以下のような証拠を残して経費化しています。
今回はメール文章を残していますが、このときの証拠は領収書でも問題ありません。いずれにしてもレンタカー代を支払えば、そのときの費用は経費にできます。
もちろん、このときは遠方でのレンタカー利用でなければいけないわけではありません。例えば事務所を引越しするため、一時的にレンタカーを借りることがあると思います。また、得意先を接待するためにレンタカーをその日だけ借りることもあるかもしれません。
いずれにしてもレンタカーの賃借料については、ビジネス利用だと説明できるケースについては全額経費になると考えましょう。
レンタカーのガソリン代も経費になる
ただ、レンタカーを借りるときは車代だけが発生するわけではありません。その他の費用もかかってきます。
必ず必要になるものの代表がガソリン代です。レンタカーを利用した場合、最後にガソリンを入れなければ返却できません。ガソリンを満タンにした状態で返却するのが基本になるのです。
出張のときにレンタカーを借りたのであれば、このときのガソリン代についても、すべて経費になります。実際には単なる家族旅行であっても、少しでも仕事にレンタカーを使用したのであれば、ガソリン代を含めてすべて経費にして問題ないのです。
そのため、レンタカー代に限らずガソリン代についても積極的に経費に計上しましょう。
保険料金を経費にするべき
また、レンタカー代は単に車の賃借料になります。他にも加えられる費用があり、そうしたものに保険代があります。
自家用車や社用車を保有している人であれば、全員が車両保険をかけています。ただ、車の保険は購入した車に適用されるものであり、他人の車（レンタカー）までは適用されません。そのため、レンタカーを借りる場合は別に保険へ加入する必要があります。
もちろん、1日や数日だけ借りるので金額は数千円ほどです。しかし、それでも数千円分の費用負担になってしまいます。
このときの保険料金についても、全額を経費にできます。ノンオペレーションチャージなどを含め、事故をしたときの保険料金も損金になるのです。
仕訳のときの勘定科目は旅費交通費になる
ただ、実際にレンタカーを借りて経費にするとき、仕訳をしなければいけません。このときの勘定科目についてはどのようになるのでしょうか。
実際のところ、レンタカーを利用するケースは出張のときが大多数です。出張費用については、旅費交通費の勘定科目を利用して会計処理することになります。これと同じように、レンタカー代についても旅費交通費を用いて仕訳をしましょう。
このとき発生したガソリン代や保険代についても旅費交通費の中に含めれば問題ありません。そのため、例えばレンタカー代の総額が1万円だったときは以下のようになります。
| 勘定科目 | 借方 | 勘定科目 | 貸方 |
| 旅費交通費 | 10,000 | 現金 | 10,000 |
「レンタカーで発生した費用＝旅費交通費」で考えるといいです。特に難しく考える必要はなく、このように仕訳をしていきます。同じように、駐車場や高速道路代などあらゆる費用を旅費交通費に含めましょう。
出張以外なら車両費となる
ただ、出張以外でレンタカーを利用することもあります。例えば、前述のように引越しでレンタカーを借りる場面などがこれに該当します。また、会社によっては定期的にレンタカーを借りてビジネスをすることもあります。
この場合、仕訳のときに旅費交通費だとさすがに不自然です。そうしたとき、車両費の勘定科目を使いましょう。
社用車のガソリン代など、車に関わる費用は一般的に車両費を用います。同じように、ビジネスのためにレンタカーを利用するので、それに関わるレンタカー代やガソリン代、保険代、駐車場代、高速道路料金などは車両費の勘定科目になるのです。
もちろん、会社によってはレンタカー代を賃借料にしているケースもあります。これについては、車両費でも賃借料でもどちらでもいいです。勘定科目はあまり厳密に考える必要はないため、好きな方を利用しましょう。
プライベート旅行の費用を経費にするべき
なお、これまでに少しだけ触れましたが、個人事業主や法人経営者がレンタカー代を経費にするとき、出張だけに留めるのはもったいないです。家族旅行のときについても、レンタカーを借りたら積極的に損金計上しなければいけません。
当然ながら、単なる家族旅行はビジネスとは無関係なので経費にできません。そこで、何とかビジネスにこじつけることで経費にしましょう。
例えば不動産経営者であれば、新たな物件を探すために全国を飛び回るのは普通です。そうしたとき、実際には家族旅行であっても「新規物件の調査・視察のために出張した」ことにするといいです。
また、デザイナーなのであれば出張先で美術館を訪れ、「新たなデザインを学ぶために出張した」と言い張れるようにすればいいです。例えば4泊5日の家族旅行で、そのうち1時間でも仕事をしたのであれば全額が経費になります。
個人事業主や法人経営者が経費計上するとき、「4泊5日のうち、仕事をしたのが1日だけなので、一部を経費にする」などのように、真面目に考えすぎる人がいます。ただ、そのようにしていると無駄に税金が増えるだけです。旅先で少しでも仕事をしたのであれば、自信をもって全額経費にしましょう。
個人事業主・法人がレンタカー料金を経費にする
ビジネスをしている場合、あらゆる項目を損金計上できるようになります。その中の一つがレンタカー代です。
個人事業主や法人がレンタカーを借りる場合、たとえ家族旅行であってもビジネスで必要だったことを説明できるようにしたうえで経費にしましょう。領収書やメールなどを取っておき、確定申告や決算前に確実に損金化するのです。当然、レンタカー代に限らずガソリン代や保険料金、駐車場代、高速道路代も経費です。
また、出張での利用がほとんどのケースだと思うので、旅費交通費の勘定科目を使いましょう。ただ、場合によっては車両費が適切なこともあります。
レンタカー代は経費にしやすい項目の一つです。経費にしなかったり、一部だけ損金計上していたりするのはもったいないです。必ず全額を経費にして、無駄な税金を抑えることで節税に励むようにしましょう。
ビジネスの継続を考えるとき、最も重要なのは節税です。節税策を一つ実施するだけで100万円以上の無駄な税金が減るのは普通ですが、何も対策をしなければ会社経営者や相続額が多い人は無駄に税金を支払い続けることになります。
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